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週刊Neue Fahne

2012年10月15日号

「進捗管理」を怠れば計画も絵に描いた餅で終わる

 ビジネスの世界では立派な計画を立てたとしても実行されなかったり、途中でうやむやになったりすることは、結果が「失敗に終わる」ことよりも始末に悪い。
 何故なら、立てた計画がたとえ「失敗」したとしてもその中から経験を積むことができるが、実行しなかったならば、立てた計画の妥当性や問題点も精査することができないからだ。

「計画倒れ」に終わらせないために必要なのは、まず自分が立てた計画に対して「タイムスケジュール」を作ることだ。つまり、何から始め、何を、何時まで実行するかを時系列で整理することだ。もちろん、全ての計画がスケジュール通りに進むはずもない。
 計画と現実の業務進行には大小のギャップが生じるものだ。従って、ギャップが出ることに問題があるのではない。取り返しがつかない誤り、さかのぼって最初からやり直すなどという機会と時間のロスを未然に防ぐため、計画を進めていく要所で進捗状況のチェックが必要となる。そしてギャップが出たと分かったら、適切な軌道修正を施しながら計画を微調整し、行動を変える工夫する。こうした一連の行動を繰り返さなければ、立てた計画で成果を生むことはない。

 進捗状況のチェック頻度は当然のことながら、立てた計画のGOALまでの長さによっても異なる。1カ月ごとのチェックもあれば、週単位でのチェックもある。同時に一日の業務内での時間単位の仕事の進捗状況チェックも忘れてはならない。たとえば、午前中に仕上げなければならない課題であれば、1時間ごとの進捗チェックが必要な場合もある。
 また、この仕事を90分で仕上げると決めたら30分ごとに進み具合をチェックすることも必要だ。一日の仕事ではどんなに緻密な計算を働かせても、突発事故の発生や急な来客などにより仕事が中断するなどして、すべて計画通りにいくとは限らない。「やり残し」が出てしまう場合も発生する。ただし、納期が決まっている仕事では「やり残し」が通用するはずもない。

 会社組織の中でルーチン業務に馴れてしまっていると「やり残し」が発生しても「明日に回そう」という安易な意識が通用してしまう危険性がある。それは自分の仕事に「納期」を課していないことに起因している。そこでたとえルーチン業務であっても「常に仕事には納期が存在している」という意識を持ち、要所での進捗管理を怠らない仕事の仕方が不可欠だ。

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